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无印良品:不开无效率的会议
管理学家彼得·德鲁克说:我们之所以开会,是因为想要完成某一项具体工作,单凭一个人的知识和经验不够,需要结合几个人的学识和经验。
但在现实中,很多公司只是为了开会而开会,开完会并没有做出任何决定,也没有解决任何问题,因此浪费了大量时间。但有些会议不能因此不开,那么究竟怎么开会,才是最正确的方式?
将内容浓缩到一张A4纸上
无印良品规定,开会用的报告书,不能超过一张A4纸的双面。就连开发新分店这样的大型议案,也只有一张A4纸大小的提案书。
虽然无印良品没有特别规定报告或方案的格式,但是必要数值和重要信息必须要有。
比如,开设新分店的方案,除了要列出候选店面周边情况、卖场面积、租金和押金等基本资料,以及营业额目标外,还要加入未来五年左右的损益预测表。
在会议上发表方案时,提案人要一边播放建筑物外观照片、开店地点的整体布局、周边地区地图等投影,一边进行说明。
指定决策人,杜绝私下决议
在过去,无印良品的会议,经常只是走个形式。其实,在开会之前,很多决定已经达成了共识。
比如,在讨论新分店的会上,开发部长担任主持人,公司各高管和各部门负责人负责听他说话。但真正能听懂的人,没有几个。方案到底是否妥当,估计也只有开发部长和社长清楚。
尽管如此,各个部门的负责人还是觉得,既然都出席了,还是应该说点什么,于是他们就随随便便地提出了自己的意见。
这样一来,不仅负责人受不了,对经营效率也有很大的影响。因此,公司内部很快蔓延开私下决议的风气。
尤其是对方案有关键影响力的高管更受重视,每次提交报告前,负责人就先找高管,千方百计要把自己的提案内定。
比如,在松井忠三担任社长期间,一有什么事情,那些部长和负责人就跑来跟他说:开会前有些事情,想向您说明一下,您有时间吗?
事情变成这样,会议就已经沦为了单纯的形式。于是,松井决定要杜绝私下做决议的行为,并把会议变成“负责人独自做出判断,独自负责执行”的机制。
会议最后规定完成期限
无印良品内部,有不定期向同行学习的习惯。有段时间,内衣制造商黛安芬的“早会”在业内成为话题,松井就去学习了一番。
来到黛安芬的早会现场,松井看到:时任黛安芬的社长——吉越浩一郎,负责主持会议,员工在高层领导面前,逐个发表自己准备的方案,并当场决定是否采用。
若被否决,则有一天时间来修改方案,第二天再次发表。一个半小时的会议,大约有50个方案迅速被定夺,非常雷厉风行。
松井回到公司后,将自己看到的,马上运用到了自己公司里,要求在每次会议的最后,一定要规定任务完成时限,并提醒员工,不要浪费过多时间来制作会议资料。成昆
但在现实中,很多公司只是为了开会而开会,开完会并没有做出任何决定,也没有解决任何问题,因此浪费了大量时间。但有些会议不能因此不开,那么究竟怎么开会,才是最正确的方式?
将内容浓缩到一张A4纸上
无印良品规定,开会用的报告书,不能超过一张A4纸的双面。就连开发新分店这样的大型议案,也只有一张A4纸大小的提案书。
虽然无印良品没有特别规定报告或方案的格式,但是必要数值和重要信息必须要有。
比如,开设新分店的方案,除了要列出候选店面周边情况、卖场面积、租金和押金等基本资料,以及营业额目标外,还要加入未来五年左右的损益预测表。
在会议上发表方案时,提案人要一边播放建筑物外观照片、开店地点的整体布局、周边地区地图等投影,一边进行说明。
指定决策人,杜绝私下决议
在过去,无印良品的会议,经常只是走个形式。其实,在开会之前,很多决定已经达成了共识。
比如,在讨论新分店的会上,开发部长担任主持人,公司各高管和各部门负责人负责听他说话。但真正能听懂的人,没有几个。方案到底是否妥当,估计也只有开发部长和社长清楚。
尽管如此,各个部门的负责人还是觉得,既然都出席了,还是应该说点什么,于是他们就随随便便地提出了自己的意见。
这样一来,不仅负责人受不了,对经营效率也有很大的影响。因此,公司内部很快蔓延开私下决议的风气。
尤其是对方案有关键影响力的高管更受重视,每次提交报告前,负责人就先找高管,千方百计要把自己的提案内定。
比如,在松井忠三担任社长期间,一有什么事情,那些部长和负责人就跑来跟他说:开会前有些事情,想向您说明一下,您有时间吗?
事情变成这样,会议就已经沦为了单纯的形式。于是,松井决定要杜绝私下做决议的行为,并把会议变成“负责人独自做出判断,独自负责执行”的机制。
会议最后规定完成期限
无印良品内部,有不定期向同行学习的习惯。有段时间,内衣制造商黛安芬的“早会”在业内成为话题,松井就去学习了一番。
来到黛安芬的早会现场,松井看到:时任黛安芬的社长——吉越浩一郎,负责主持会议,员工在高层领导面前,逐个发表自己准备的方案,并当场决定是否采用。
若被否决,则有一天时间来修改方案,第二天再次发表。一个半小时的会议,大约有50个方案迅速被定夺,非常雷厉风行。
松井回到公司后,将自己看到的,马上运用到了自己公司里,要求在每次会议的最后,一定要规定任务完成时限,并提醒员工,不要浪费过多时间来制作会议资料。成昆