数据是第一生产要素，已是数字经济时代的共识，但许多单位仍认为档案是“花钱买破烂”，只是认为“管好、不丢、不坏”，让这批堪称“最真实、最牢靠的数据”睡大觉，其实档案早就应该从“管好”走向“管活”，真正成为为单位开源、节流的“尚方宝剑”。其已经不是“如何管”的问题，而是应顺势而为的数字大经济。
　　一、档案能赚能省还避险
　　档案的价值，“直接赚钱”、“间接省钱”和“避免赔钱”，都包含在其中了。
　　直接挣钱，就是拿数据说事。例如，零售企业通过分析客户档案，发现母婴客群回购率高，有机农产品的回购率高，推出了专项优惠，3个月增加了母婴客群22%的销售额；制造企业通过整理产品的客户档案发现了产品易损件，提前通知客户维护，保住了订单增加了配件的收入。
　　间接省钱，精在环节，企业查土地档案，过去要走五个部门、等三天，现在档案共享平台一开，4小时就办完，每年节省企业时间成本千万元；物流企业共享运输档案，节省运输时间，一年节省空驶里程1.2万千米，节省燃油费8万元。
　　“避免赔钱，还是最大的保险。”去年就有互联网公司档案没有加密，客户档案泄露50万条，罚了60万元，赔了45万元，也有金融机构，对信贷档案分级加密，用了5年，没有出过任何问题，没有在这方面吃大亏。
　　二、传统管理的三个“坑”
　　传统档案管理走入了阻碍其释放价值的误区：一是“算错账”，只算存档成本，却忽略了因不加以利用而损失的价值；二是“各自为政”，互相不兼容，成了一个个“孤岛”；三是“重防盗，轻数字安全”。
　　某公司每年在储存客户档案上要花费30万元，却没有对客户的任何记录进行分析，无法及时了解客户的需求变化，致使15％左右的客户流失到了对手的怀抱中去，给公司造成了80万元的经济损失，远远高于存档成本的两倍以上，这个本该算进损失却不计入成本。某集团所属五个分公司的档案采用六个不同的格式，又采用两种不同管理平台进行管理，整理和转换需要的时间大约是两年多，耗费成本是12万元；而正是公司人员为客户进行转换存储的过程中把客户的信用级别由“A”错误输入成“C”，给公司带来50万元的直接订单损失。另外，因为没有加强数字方面的安全保存，有的单位把数据资料加密保存下来后就认为任务完成，结果物理上面没有丢失信息，可数字本身不保护，反而出了问题，影响极为严重；某事业单位的服务器遗失了已建成五年项目材料，不仅浪费了很多时间与金钱（录入全部信息大约需费时两个月，并耗费50万元），还使得整个项目受困拖延，直至未能如期通过验收。某教培类公司客户数据未设置任何浏览者权限控制，普通工作人员都能任意翻动客户信息（如学生家长电话、家庭住址、职业等），泄密问题也多次出现。
　　三、这样改，激活档案价值
　　要想让档案“活”起来，得从理念、技术、安全、人才四个方面着手。
　　先转变思维，算好“价值账”。不单单是算“存了档案花多少”，而且还要算好“用了档案赚多少”，你存用30万元、用档案赚80万元、省20万元，相当于你净赚70万元，如此才能证明档案的存在价值。要把档案利用与单位战略联系在一起，比如，零售企业把“档案支撑精准营销”当作目标。
　　再筑平台，打破“孤岛”。内部档案有一套标准，必须符合国家标准；有能力的建区域平台、行业共享平台，就比如“全省档案一张网”，一年服务10万次，提高3倍效率。或者，内嵌大数据工具，让档案从“被动查档”变为“主动提档”。
　　守住底线，全面保护。技术上留存档案，利用区块链等技术保存，做到档案无法被篡改；隐私信息加密，有权限的人员才能查阅。管理上设置“查看”、“编辑”、“下载”等不同权限，并经常审查“谁查了、查了什么”等情况，及时拦截异常行为。
　　还需要特别重视人才培养，培养档案方面的“多面手”，除了雇佣档案管理人才外，还招收数据分析、信息技术专业等专业人员，对现有的人进行培训，要求现有员工既掌握档案管理，又熟悉业务与信息知识。
　　在数字经济发展的时代，档案管理比的已经不是“存了多少”，而是“用了多少”、“赚了多少”。让化“包袱”为“宝贝”不单单只是喊口号，而是要算好账、筑台子、保平安、育人才。谁先把档案好好地用起来，谁就能在数据竞争中早走一步路。
　　作者：李东洋（吉林省白山市人力资源和社会保障信息管理中心）
　　结 语
　　数字经济时代的档案管理，尤其需要“花钱买东西”。没有用好档案管理，不仅会“浪费档案”，而且极有可能还会因“没有档案管理”“赔了夫人又折兵”；从思维上解放出来，树立以档案为价值、以技术为支撑、以共享为使用、以安全为保障、以人才为保障，变“死资源”成“活资源”、用档案“赚钱”的档案管理思维。档案管理在未来的发展中，要继续以“创造价值”为出发点，以更加灵活的方式、更有效的方式服务组织发展，为数字经济建设提供档案服务支撑。